Adalah menjadi kewajipan setiap pertubuhan untuk mengemukakan Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari selepas mengadakan Mesyuarat Agung Tahunannya atau sekiranya tiada sesuatu Mesyuarat Agung diadakan dalam tempoh 60 hari selepas berakhirnya setiap tahun kalendar.

Penyata Tahunan hendaklah mengandungi maklumat yang benar dan lengkap seperti berikut:-

Dua (2) salinan Borang 9 - Maklumat Yang Perlu Diberi Tiap-Tiap Tahun oleh Pertubuhan Dan Cawangan-Cawangan Pertubuhan Berdaftar Mengikut Seksyen 14(1), Akta Pertubuhan, 1966. Borang yang berkenaan boleh dimuat turun di sini atau boleh didapati dengan PERCUMA di Ibu Pejabat, Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia dan di Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri;

Tiga (3) salinan senarai yang lengkap menunjukkan jawatan, nama (bagi kaum Cina di dalam tulisan Cina hendaklah juga dituliskan), nombor kad pengenalan, tarikh lahir, tempat lahir, pekerjaan, nama dan alamat majikan bagi semua pemegang jawatan utama dan pemegang jawatan selain Jawatankuasa Pengelola; Format Senarai Jawatankuasa dan Contoh;

Dua (2) salinan Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Kunci Kira-Kira untuk tahun Kewangan; Contoh Penyata Kewangan;

Dua (2) salinan maklumat mengenai sebarang harta tak alih yang dimiliki;

Dua (2) salinan maklumat sebarang wang atau harta, apa-apa faedah pekuniari atau keuntungan yang diterima oleh pertubuhan daripada mana-mana orang, organisasi, pihak berkuasa, kerajaan atau agensi di luar Malaysia ; dan

Empat (4) salinan pindaan kepada undang-undang tubuh pertubuhan yang dibuat semenjak penyata tahunan yang berakhir (bagi pertubuhan induk sahaja).

(a)

2(dua) salinan adalah dikehendaki dan tiap-tiap satu salinan serta lampiran-lampiran mestilah ditandatangani oleh 2(dua) orang pemegang jawatan utama Pertubuhan. *Bagi Cawangan hendaklah ditandatangani timpal oleh seorang pemegang jawatan utama Pertubuhan Induk. Pemegang-pemegang jawatan utama ialah Yang DiPertua atau Pengerusi, Naib Yang DiPertua atau Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari.

(b)

Pemegang Jawatan termasuklah :-
  i.  Ahli mana-mana jawatankuasa kecil atau badan-badan lain yang ditubuhkan atau
     dibentuk oleh badan pengelola sesuatu pertubuhan berdaftar atau oleh badan
     pengelola cawangan pertubuhan itu;
  ii. Seseorang yang sedikit sebanyak bertanggungjawab atas pengurusan apa-apa hal
     ehwal atau perjalanan apa-apa aktiviti, sesuatu pertubuhan berdaftar
     atau mana-mana cawangan pertubuhan itu;
  iii.Seseorang yang dilantik atau diberi kuasa untuk mewakili atau bertindak bagi pihak,
     sesuatu pertubuhan berdaftar, atau mana-mana cawangan pertubuhan itu, dalam
     apa-apa perkara, lain daripada seseorang yang tidak menjadi ahli pertubuhan itu,
     diambil bekerja oleh pertubuhan itu untuk mewakili atau bertindak bagi pihak
     sesuatu pertubuhan berdaftar, atau mana-mana cawangan pertubuhan itu atau sifat
     profesionalnya atau mengikut pekiraan kontrak.

(c)

Seksyen 9A Akta Pertubuhan, 1996

Tertakluk kepada seksyen kecil (2), seseorang adalah hilang kelayakkan daripada menjadi dan tidak boleh menjadi  atau terus menjadi pemegang jawatan, penasihat atau pekerja sesuatu pertubuhan berdaftar :-
  i.  Jika ia telah disabit melakukan apa-apa kesalahan terhadap Akta ini; atau
  ii. Jika ia telah disabitkan melakukan apa-apa kesalahan dibawah mana-mana
     undang-undang lain dan telah dijatuhkan hukuman denda tidak kurang daripada
     2(dua) ribu ringgit Malaysia atau dipenjara selama tempoh tidak kurang daripada
     1(satu) tahun; dan
  iii.Jika ada dikuatkuasakan terhadapnya apa-apa perintah tahanan, sekatan,
     pengawasan, kediaman terhad, buang negeri atau pengusiran dibawah mana-mana
     undang-undang berhubung dengan keselamatan atau ketenterama awam dalam
     persekutuan atau mana-mana bahagiannya atau berhubung dengan pencegahan
     jenayah, tahanan kerana keselamatan, kediaman terhad, buang negeri atau
     imigresen; atau
  iv.Jika ia adalah si bankrap yang belum dilepaskan; atau
  v. Jika ia adalah dan telah didapati atau ditetapkan sebagai tak sempurna akal

(d)

Hilang kelayakkan bagi seseorang di bawah perenggan (c).ii di atas adalah terhenti apabila tamat tempoh 5(lima) tahun mulai tarikh orang yang disabitkan itu dilepaskan dari jagaan atau tarikh denda tersebut dikenakan mengikut mana yang berkenaan.

Penghantaran penyata tahunan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri di mana pertubuhan didaftarkan. Sila rujuk alamat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri di sini.